प्रोफेशनल ईमेल कैसे भेजें? एक परफेक्ट ईमेल कैसे लिखते हैं? Top 10 Tips

प्रोफेशनल ईमेल कैसे भेजते हैं? How to send a professional email, 10 tips for writing effective Business Emails, How to write a professional email?

यह इंटरनेट का जमाना है। अब चुटकियों में किसी को भी ईमेल कर संदेश का आदान प्रदान संभव है। इसमें संदेश भी सुरक्षित रहता है। क्योंकि मेल केवल उसी एड्रेस पर जाएगी, जो आपने भरा होगा। किसी एंप्लायर को सीवी भेजना हो, बाॅस को जरूरी फाइल भेजनी हो, किसी क्लाइंट को किसी प्रोजेक्ट से संबंधित डिटेल भेजनी हो, इन सब कामों के लिए अब ईमेल का धड़ल्ले से इस्तेमाल किया जाता है।

काॅरपोरेट, कंपनियों आदि में अधिकांशतः प्रो़फेशनल ईमेल भेजे जाते हैं। आज इस पोस्ट में हम आपको यही बताएंगे कि प्रोफेशनल ईमेल कैसे भेजते हैं। यह एक बेहद महत्वपूर्ण एवं काम की जानकारी है। आइए, शुरू करते हैं-

ईमेल क्या होता है?

इससे पूर्व हम यह जानें कि प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखते हैं, आइए, आपको बता दें कि ईमेल (email) क्या होता है? दरअसल, यह इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों (electronic devices) का इस्तेमाल करने वाले लोगों के बीच मैसेज भेजे जाने की एक विधि है। आपको बता दें कि ईमेल की शुरूआत राय टाॅमलिन्सन (Ray Tomlinson) ने की।

उन्होंने एडवांस्ड रिसर्च प्रोजेक्ट्स एजेंसी नेटवर्क (advanced research projects agency network) यानी ARPAN के लिए दो कंप्यूटर सिस्टम के बीच एक कम्युनिकेशन को अंजाम दिया।

जैसा कि हमने आपको बताया कि इसमें इलेक्ट्रानिक उपकरणों के जरिये मैसेजज (messages) का आदान प्रदान होता है, लिहाजा, इसमें पूर्व की भांति डाक अथवा पते की आवश्यकता नहीं होती। एक ईमेल पते (email address) एवं इंटरनेट कनेक्शन (internet connection) की आवश्यकता होती है।

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ईमेल के क्या लाभ हैं?

हमने आपको ईमेल के बारे में बताया, अब आपको बताते हैं कि ईमेल के क्या क्या लाभ हैं-

• समय की बचत (time saving)
• पर्यावरण के अनुकूल (eco friendly)
• संदेशों का सुरक्षित आदान प्रदान (safe messaging)
• पैसे की बचत (money saving)

प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखते हैं?

प्रोफेशनल ईमेल (professional email) लिखने का एक तयशुदा फाॅर्मेट (format) होता है। इसे उसी दायरे में लिखा जाता है। मसलन इसमें काम की बात कहनी होती है। एक दूरी बनाए रखते हुए सम्मान के साथ। एक प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखी जाती है, इसे इस फाॅर्मेट से बेहद आसानी से समझा जा सकता है-

To – मेल बाॅक्स में सबसे ऊपर यह आप्शन होता है। यहां receipent यानी उस व्यक्ति का ईमेल एड्रेस (address) डाला जाता है, जिसे ईमेल भेजनी है।

From – यहां उस व्यक्ति का ईमेल address होता है, जिसकी ओर से मेल भेजी जाती है।

CC – इसका अर्थ यह है कि यदि आप चाहते हैं कि मेल से संबंधित कोई अन्य व्यक्ति भी इस मेल को देखे व उसका मेल एड्रेस सभी को विजिबल हो (visible) तो उसे सीसी किया जाता है।

Bcc- यदि आप चाहते हैं कि इस मेल से संबंधित कोई अन्य व्यक्ति जिसे आप मेल दिखाा चाहते हैं, लेकिन उसका एड्रेस विजिबल नहीं करना चाहते, उसे बीसीसी किया जाता है।

Subject- यहां आपको ईमेल का विषय लिखना होगा। यानी कि यह ईमेल किस विषय पर है। मसलन आप किसी को क्रिकेट पर एक स्टोरी भेजना चाहते हैं तो सब्जेक्ट में story on cricket लिखकर भेज सकते हैं।

Greetings- यह तो आप समझ ही गए होंगे कि यह शब्द संबोधन से संबंधित होता है। मसलन आप जिस व्यक्ति को मेल करना चाहते हैं, उसे किस तरह संबोधित करेंगे, जैसे डियर सर (dear sir), डियर मैडम (dear madam), रेस्पेक्टेड सर (respected sir) आदि।

Main body- यह एक ईमेल का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। इसमें आपको पूरा मैटर डिटेल (matter detail) में लिखना होता है। आपको बता दें कि इसके भी तीन हिस्से होते हैं-

a) परिचय (introduction)
b) मामले का ब्योरा (matter discussion)
c) उपसंहार (conclusion)

दोस्तों, जैसा कि ऊपर बताए गए बिंदु से स्पष्ट है, सर्वप्रथम आपको अपना इंट्रोडक्शन (introduction) यानी अपना परिचय देना होगा। अपने बारे में जानकारी देनी होगी।

इसके पश्चात matter discussion की बारी आती है। यानी जिस वजह से आप ईमेल कर रहे हैं उसे विस्तार से लिखें।

अब conclusion की बारी है यानी कि मेल समाप्त करना। आप इस हिस्से में मेल प्राप्त करने वाले से आपकी क्या उम्मीद है? यदि वह आपके मनमुताबिक कार्य करते हैं तो आपको बहुत अच्छा लगेगा आदि बातों का जिक्र कर सकते हैं।

Closing line- जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है, यहां ईमेल समाप्त करने की बारी आ जाती है। आप ईमेल भेजे जाने के मकसद के मद्देनजर अपनी बात थैंक यू (thank you) आदि कहकर समाप्त कर सकते हैं।

Attechments- अब बात आती है अटैचमेंट्स (attachments) की। अर्थात यदि आप ईमेल के साथ किसी दस्तावेज की कोई फाइल संलग्न करना चाहते हैं तो कर सकते हैं। आपको बता दें कि यह कोई पीडीएफ (PDF), जेपीजी (JPG), टिफ (TIFF) फाॅरमेट की फाइल होने के साथ ही कोई आडियो (audio), वीडियो (video) इत्यादि हो सकता है।

Signature- यहां आपको अपना नाम (name) एवं पद (designation) देना होता है। इसके साथ ही यदि आप चाहें तो अपने संपर्क का ब्योरा यानी कांटेक्ट डिटेल्स (contact details) दे सकते हैं।

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प्रोफेशनल ईमेल कैसे भेजते हैं?

ईमेल से जुड़ी बेसिक जानकारी देने के साथ हम आपको बताएंगे कि आप ईमेल किस प्रकार सकते हैं। यदि आप अपने मोबाइल (mobile) फोन से ईमेल भेजना चाहते हैं तो उसके लिए निम्न steps फाॅलो करें-

जीमेल पर साइन अप करें?

ईमेल का सबसे अच्छा तरीका जीमेल करने का है। आप सबसे पहले एक गूगल एकाउंट (Google account) बनाए। इसकी मदद से ही आप जीमेल में लाॅग इन (login) कर सकते हैं। इसके लिए आपको अपने ईमेल अथवा मोबाइल फोन से ओटीपी (OTP) के जरिये वेरिफिकेशन (verification) कराना होगा।

आपको इसके बाद अपना यूजर नेम (user name) एवं पासवर्ड (password) सेट करना होगा। आप इसके माध्यम से लाॅग इन कर सकते हैं। यदि आप पहले से लाॅग इन हैं तब तो ईमेल भेजने की प्रक्रिया बेहद सरल है।

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आपको बता दें कि अपने गूगल एकाउंट का यूजर नेम एवं पासवर्ड आप जीमेल के साथ ही गूगल के अन्य उत्पादों (products) जैसे यूट्यूब (YouTube), गूगल प्ले (Google Play), गूगल ड्राइव (Google drive) में साइन इन (sign in) करने के लिए भी कर सकते हैं।

जिस एकाउंट से ईमेल भेजना चाहते है, उसी से लाॅग इन करना होगा

आपको ध्यान रखना होगा कि आप जिस ईमेल एकाउंट (email account) से ईमेल भेजना चाहते हैं, आपको उसी ईमेल एड्रेस से लाॅग इन करना होगा। यदि आप किसी अन्य एकाउंट से ईमेल भेजना चाहते हैं तो आपको लाॅग आउट (logout) कर नए ईमेल आईडी से लाॅग इन करना होगा।

जीमेल एप पर मेल लिखने से लेकर भेजने तक की प्रक्रिया

दोस्तों, अब हम आपको जीमेल एप पर मेल लिखने से लेकर भेजने तक की प्रक्रिया बताएंगे। आपको मोबाइल में जीमेल एप ओपन करने के बाद आपको मेल भेजने के लिए होम पेज (home page) पर कंपोज (compose) के विकल्प पर पर क्लिक करना होगा। अब आपके सामने एक मेल कंपोज विंडो खुल जाएगी।

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यहां आप सबसे पहले खाली स्थान पर मेल का मैटर लिखें। इसके पश्चात इसमें सबसे ऊपर To की जगह उस व्यक्ति का ईमेल एड्रेस भरें, जिसे आप मेल भेजना चाहते हैं। सब्जेक्ट लाइन (subject line) में विषय लिखें। इसके पश्चात यदि आप मेल की काॅपी मेल से संबंधित किसी अन्य व्यक्ति को भी भेजना चाहते हैं तो सीसी (cc) करें। यदि आप ईमेल के साथ कोई आवश्यक दस्तावेज भी भेजना चाहते है। तो अटैच फाइल (attach file) के विकल्प पर क्लिक करें।

मित्रों, बता दें कि यहां आपको दो विकल्प दिखाई देंगे। एक अटैच फाइल (attach file ( एवं दूसरा इन्सर्ट फ्राम ड्राइव (insert from drive)। यदि आप अटैच फाइल पर क्लिक करेंगे तो आपके सामने आपके मोबाइल में स्टोर (store) हुईं सभी फाइलों में से किसी को भी चुनने का इंटरफेस (interface) ओपन हो जाएगा। जैसे फाइल मैनेजर (file manager), गैलरी (gallery), फोटोज (photos), गूगल एकाउंट (Google account) आदि।

आपको बता दें कि आपकी फाइल जिस भी जगह सेव (save) है, वहां से ब्राउज (browse) करके से मेल में अटैच किया जा सकता है। यदि आप इन्सर्ट फ्राम ड्राइव के विकल्प का चुनाव करते हैं तो आपके सामने गूगल ड्राइव पर स्टोर हो रखी फाइलों को जोडने (add) का विकल्प दिखाई देगा।

जैसे माई ड्राइव (my drive), कंप्यूटर (computer), शेयर्ड विद मी (shared with me) जैसे विकल्प दिखाई देंगे। इनमें से आप अपनी आवश्यकता की फाइल चुनकर उसे अटैच कर सकते हैं। इसके पश्चात सेंड (send) के आप्शन पर क्लिक कर दें। आपका मेल दिए हुए ईमेल एड्रेस पर चला जाएगा।

भेजी (sent), मिली (received) तमाम मेल इस तरह चेक करें –

यदि आप अपनी भेजी मेल चेक करना चाहते हैं तो मेन्यू में सेंट (sent) के option पर क्लिक करके देख सकते हैं। यदि आप आपको मिली मेल्स देखना चाहते हैं तो मेन्यू में इनबाॅक्स (inbox) पर क्लिक करके आपके पास आईं तमाम मेल देख सकते हैं। यदि आप किसी मेल को अभी नहीं भेजना चाहते तो उसे ड्राफ्ट (draft) में सेव कर सकते हैं।

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अपने ईमेल को कस्टमाइज (customise) कैसे करें

मित्रों, यदि आप चाहें तो अपने ईमेल को customise भी कर सकते हैं। इसके लिए निम्न तरीके आजमा सकते हैं-

Schedule send

यह एक बेहद काम का फीचर है। इसकी सहायता से आप अपने कंपोज्ड (composed) ईमेल को तुरंत सेंड न करके किसी अन्य दिन या तिथि को भी भेज सकते हैं। मसलन आज बृहस्पतिवार है और आपको यह मेल शुक्रवार सुबह नौ बजे भेजना है तो आपको ऐसा करने की सुविधा शेड्यूल सेंड (schedule send) के जरिये मिलती है। यानी कि आप अपने द्वारा तय शेड्यूल से यह मेल भेज सकते हैं।

Add from contacts

यह भी एक काम का फीचर है। आप इसकी सहायता से अपने डिवाइस अथवा जीमेल अकाउंट में पहले से स्टोर किए मेल एड्रेस को मेल में जोड़ यानी add कर सकते हैं। जब भी आप किसी कांटेक्ट को इसमें जोड़ेंगे तो वह To की कैटैगरी में चला जाएगा।

आपको बता दें कि यदि आप कोई ईमेल एक से अधिक लोगों को भेजना चाहते हैं तो यह एक बेहतरीन फीचर है। यदि आपको किसी का ईमेल याद न हो, लेकिन उसका कांटेक्ट नंबर आपकी कांटेक्ट लिस्ट में सेव है तो यह फीचर काम आता है।

Confidential mode

मित्रों, आपको बता दें कि इस option का इस्तेमाल तब किया जाता है, जब यदि आप चाहते हैं कि आपका ईमेल एक तय समय के बाद स्वयं एक्सपायर (expire) हो जाए। आपको बता दें कि इसमें पासकोड (passcode) की भी सुविधा होती है। यदि आप चाहते हैं कि आपका मेल कोई दूसरा व्यक्ति न खोल सके तो आप इस option का इस्तेमाल कर सकते हैं।

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ईमेल कितने प्रकार की होती है? types of email

हमने आपको प्रोफेशनल ईमेल लिखना सिखाया। लेकिन आपको बता दें कि कि हम हर किसी को प्रोफेशनल ईमेल नहीं भेजते। अब हम आपको बताएंगे कि ईमेल कितने प्रकार की होती है-

Informal mail

मित्रों, जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है यह अनौपचारिक मेल होती है। इसे आप अपने परिचितों, रिश्तेदारों, दोस्तों को भेजते हैं, लिहाजा इसे लिखने का कोई विशेष फाॅर्मेट, नियम नहीं होता।

इसमें ईमेल लिखने वाला अपने मन की बात किसी भी तरह की भाषा का इस्तेमाल करके लिख सकता है। डियर, रेस्पेक्टेड आदि शब्दों का इस्तेमाल, सब्जेक्ट लाइन में कुछ लिखना आदि आवश्यक नहीं होता।

Semi-formal email

अब बात आती है semi formal email की। आपको बता दें कि यह ईमेल आप उस व्यक्ति को भेजते हैं, जिसे आप जानते तो हैं, लेकिन अच्छी तरह नहीं। जैसे आपका कोई नया आया कुलीग। आप उससे ईमेल पर व्यवहार करते समय भाषा की मर्यादा का ख्याल रखेंगे। साथ ही अन्य मानकों का भी। मसलन ईमेल खत्म करते समय थैंक यू आदि का इस्तेमाल सम्मान के दायरे में आएगा।

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Formal email

नाम से ही स्पष्ट है कि यह ईमेल आप उन लोगों को भेजते हैं, जिनसे आपके प्रोफेशनल संबंध हैं। जैसे आपके बाॅस, आपके सीनियर, प्रतिष्ठित जन आदि। इस तरह की ईमेल लिखने में एक औपचारिक फाॅर्मेट (formal format) का प्रयोग किया जाता है।

दोस्तों, हमने इस पोस्ट (post) के माध्यम से जानकारी दी कि प्रोफेशनल ईमेल कैसे लिखते हैं। उम्मीद है कि यह जानकारी आपके बहुत काम आएगी एवं आपको प्रोफेशनल ईमेल लिखने में मदद करेगी। यदि इस पोस्ट को लेकर आपके कोई सवाल अथवा सुझाव हैं, तो हमें उनसे अवश्य अवगत कराएं। इसके लिए आप नीचे दिए गए कमेंट बाक्स (comment box) में कमेंट कर सकते हैं।।। धन्यवाद।।